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3秒钟查到合同信息、快速完成流程审批并存档……我院内控信息化建设迈向新台阶

作者: 宣传统战部  阅读次数: 1805 发布时间: 2020-07-08

3秒钟查到所需合同信息、快速完成流程审批并归档……借助全新智慧管理平台,我院已尝到内控管理改革创新的“甜头”。

内部控制是医院可持续发展的内在需要,也是外部加强监管的重要手段,对医院管理具有举足轻重的作用。随着我院近年来的快速发展,尤其是三墩院区开张以来,医院内部控制工作的信息化建设也迈向了新台阶。在严静书记领导的院党委的大力支持下,我院内控管理系统信息化建设项目于2019109日正式启动,明确了项目建设目标、项目建设要求以及建设规划。项目建设由纪委书记何晓波总负责,审计科牵头组织实施,结合医院相关制度进行流程设计、岗位权限设置及维护、组织部门之间沟通协调、基本数据维护等具体工作。财务部、信息中心、医学工程部等职能部门参与需求调研。20191224日,内控管理系统正式在两院区上线,通过对工作申请、审批流程及审批权限的梳理,将管控规则内嵌,实现对采购申请、审批、执行及合同送审、会签到财务结算等经济活动全流程、全过程进行留痕管控,实现从“人控”到“机控”的转变,实现跨院区、跨经济行为业务活动的全过程线上管控和信息共享。



攻破内控管理难题

医院内控管理完成全面升级

此前,我院的内部控制管理还是采用传统方式,内控相关流程的审批环节主要通过线下的纸质方式完成,流转效率较低,管理也不够科学。

自全新的内控管理系统上线以来,在短短的时间内,就实现了从院内申请审批、采购执行、合同订立、合同执行的统一管理,涉及院务办、医工、信息、后勤、财务等部门。实现了合同信息的电子化登记存档、审批流程线上操作以及供应商的智能管理与合同预警管理等,完成了内部控制建设的升级,管理工作效率成几何倍增长。



3秒钟查到所需合同信息1分钟完成流程审批

内控管理更加科学透明


01把合同搬到线上

“小周,给我找下之前签的一份租赁合同,现在就要。”

如果是放在大半年前,我院的“小周”要手忙脚乱好一阵了,但现在只需要输入几个关键词就能搞定。

借助于内控管理系统的“流程查询/监控”功能,我院把以前在纸上与word里的申请、合同、结算等信息,全部搬到了系统中“存档”。

在需要查询尤其是跨科室的情况下,相关人员只需根据申请人、归口职能部门等关键词就能马上找到。“以前,3年以上的合同,我们还要专门去仓库找,但现在坐在电脑前3~5秒就可以找到想要的合同内容”,小周表示。

便捷的背后并不仅仅只是合同管理的信息化。因为内控管理平台业务模块的互联互通特性,满足了医院信息化的数据互通,打破不同系统之间的壁垒。除了查询之外,通过内控系统还能生成个性化的数据统计报表,对医院经济活动一目了然,为医院管理提供智能决策依据。


02灵活配置加快审批流程

以采购流程审批为例。由于医院采购环节多,审批流程慢,以前主要走线下在纸质材料上领导签字审批,涉及环节多,尤其在领导会议、出差等情况下,流程会拖很长的时间,影响工作进度。

如今,通过内控管理系统的采购申请流程,申请人可以随时随地通过登录系统、钉钉PC/移动端发起采购申请,审批人亦是如此,一键进行审批操作,让审批更为快捷。一个流程审批从以往的需要一周甚至更长,到现在线上审批最快可以在一天之内解决。


03合同智能管理

每年,我院的采购合同就有几百份。如果还是传统的管理模式,供应商的管理会非常杂乱:什么时候合同到期?哪些尾款需要在近期内支付?供应商联系人变动了应该找谁?信息不能及时获取,重要的事情容易被忽略,更严重的会直接造成经济损失。

但现在,供应商信息在内控管理系统中须进行维护。合同到期有消息提醒,让相关人员从简单、琐碎的工作中解放出来,把更多的时间与精力放在数据分析及对执行的评价上。

我院审计科科长王滨元介绍:“合同管理作为内控管理系统的重要环节,是医院完善内部控制体系,驱动管理体制创新,建立规范化管理的重要抓手”。通过内控管理系统,不仅能完善医院的内控体系,更能进一步提高精细化管理水平,提高员工办事效率。


04运筹帷幄、内控外助战疫情

特殊时期,经受考验。在今年“新冠”疫情发生后,通过内控管理系统不仅体现了紧急采购的健全机制,同时也为医院实现全面线上办公写下了扎实的一笔。

疫情期间,通过内控管理系统流转的流程有2000余条,极大提升了医院的流程效率,主要体现在:

1.业务人员不用去各个部门走动,实现无纸化办公;

2.流转意见留痕,流程分析清晰 ;

3.职责权限的划分明确,提升内控管理意识。

何晓波指出,内控管理系统建设对于权力运行制衡机制,提升运行效率,提高监督管理,改进管理成效,制度关键管控点,管理思路升级,内控职责关口前移等都有极为重要的意义。



将医院整体行政管理工作纳入平台

全面提升医院科学管理水平

我院院长洪朝阳指出,医院将以内控管理平台为依托,全面提升医院科学管理水平,逐步把医院整体行政管理工作纳入平台,如将院长办公会、党委会工作纳入,从议题提交、会议决策、决议相关工作布置、落实、反馈、监督等都从平台予以记录跟踪,强化医院行政管理的执行力、执行效率、执行结果的分析、评价、考核;同时将医院更多的管理业务工作接入平台,打造行业标杆,力争做到“全省第一、全国领先”。

接下来,医院还将通过内控管理平台,对接设备管理系统,对设备维修保养进行记录、跟踪;对特种设备进行全院统一管理;将预算管理系统、基建管理系统的关键管控环节进行对接。通过对医院行政、人事、经济等事权的信息化管理,提升效率、规范运行,为实现党风廉政建设、行风建设以及清廉医院建设提供有力抓手,使医院全面提升内控建设、科学管理迈上新的台阶。

来源:审计科

采写:审计科周景青 宣传统战部郭俊